Dienstwagen: So muss ein Fahrtenbuch aussehen

Als Selbstständiger muss ich mir auch um meine Mobilität selbst Gedanken machen. Für mich hieß das bislang ÖPNV mit Bahncard 50, ab und zu mal Taxi und selten Carsharing oder Mietwagen. So ganz spontan konnte man da meistens nicht sein. Und da ich seit einiger Zeit für einen Auftraggeber recht viel unterwegs bin, also ein Großteil meiner Fahrten „geschäftlich veranlasst“ ist, wie das im Behördendeutsch heißt, lag es nahe, mir ein Auto zu kaufen.

Dienstwagen: Alternative Leasing

Für Selbstständige ist Leasing ganz praktisch. Denn alle Kosten, also Anschaffung, Benzin, Autowäsche, Reparaturen oder Duftbäume, sind Betriebsausgaben und sofort abzugsfähig. Viele Autohäuser haben außerdem recht günstige Leasingangebote für Selbstständige. Dazu direkt eine kleine Anekdote: Als ich das Auto auf Basis eines Leasingangebots speziell für Selbstständige bestellt habe, wurde ich als erstes um einen Gehaltsnachweis gebeten. Eine Kopie des letzten Steuerbescheids hat dann aber gereicht.

Diesem großzügigen Absetzen aller Kosten macht das Finanzamt aber einen Strich durch die Rechnung. Denn Privatfahrten müssen klar von geschäftlich veranlassten Fahrten getrennt und der Privatanteil nachher rausgerechnet werden. Ganz grob:
1.000 Euro Kosten im Jahr. 80 Prozent geschäftliche Nutzung, also sind 800 Euro Betriebsausgaben und somit abzugsfähig. 200 Euro sind dann nicht abzugsfähig. Für eine genauere Rechnung unbedingt mit dem Steuerberater Rücksprache halten!

Fahrtenbuch für den Dienstwagen oder Ein-Prozent-Regel?

Um nun genau den Privatanteil auszurechnen, schätzt es das Finanzamt sehr, wenn der Selbstständige ein Fahrtenbuch führt. Auch dazu gibt es genaue Anforderungen. So darf es nicht am PC zum Beispiel mit Excel geschrieben worden sein, weil es dann jederzeit veränderbar ist. Die Alternative zum Führen eines Fahrtenbuchs ist die Ein-Prozent-Versteuerung. Dabei wird der Listenpreis des Autos genommen und davon ein Prozent monatlich für die private Nutzung versteuert.

Da sich die Ein-Prozent-Regel für mich nicht lohnt, habe ich mich für das Führen eines Fahrtenbuchs entschieden. Das muss aber in jedem Einzelfall entschieden werden, am besten mit einem Steuerberater darüber sprechen.*

Digitale Fahrtenbücher für den Dienstwagen?

Nun wollte ich als Gadget-Fan etwas Praktischeres als dieses kleine Büchlein, das ich von Hand ausfüllen muss. Facebook kann anscheinend mittlerweile Gedanken lesen. Denn schon ein paar Wochen, bevor ich überhaupt daran gedacht hatte, mir wieder ein Auto zuzulegen, bekam ich Anzeigen im Facebook-Stream von Vimcar. Das ist einer der Anbieter von digitalen Fahrtenbüchern.

Wer mit Vimcar sein Fahrtenbuch führt, bekommt nach der Anmeldung einen Stecker zugeschickt, der mich ein bisschen an die Scart-Stecker aus der Vor-HD-TV-Zeit erinnert. Der gehört an den Diagnose-Anschluss (OBD), den mittlerweile fast jedes einigermaßen neue Auto hat. Er befindet sich in der Regel im Fußraum des Fahrers und ist einfach zugänglich.

Was macht nun Vimcar? Der Stecker hat eine integrierte Mobilfunkverbindung und GPS. Über die Diagnoseschnittstelle „merkt“ er, wenn der Motor gestartet oder ausgeschaltet wird und kann den Kilometerstand auslesen. In der dazugehörigen App für iPhone und Android werden die Fahrten angezeigt und man kann sie als beruflich oder privat deklarieren und Bemerkungen wie Ziel und Zweck der Fahrt angeben – genau wie im herkömmlichen Fahrtenbuch.

*Vimcar bietet auch einen Rechner an, mit dem man ausrechnen können soll, wie groß die Ersparnis beim Führen eines Fahrtenbuchs ist – und damit in der Regel demonstriert wird, dass sich das Fahrtenbuch nicht lohnt und man es mit Vimcar führen soll.

Digitales Fahrtenbuch in 15 Minuten eingerichtet

Ich habe es ausprobiert, es ist tatsächlich simpel. Das Paket enthält eine kurze Anleitung. Die Registrierung auf der Homepage hat keine fünf Minuten gedauert. Dann bin ich zum Auto, habe den Stecker installiert und die App eingerichtet. Kleines Manko: Die Stecker-ID muss ich auf der kleinen Tastatur des Smartphones eintippen, die hätte man doch auch im Web abfragen können.

Der Stecker braucht ein paar Minuten bei eingeschaltetem Motor, bis er bereit ist. Während der Zeit darf man das Auto nicht fahren. Also diese Aktion besser nicht in der Garage machen.
Nach etwa fünf Minuten, in denen ich in der App ein paar Mal irgendwas bestätigt habe, muss ich noch den Startkilometerstand in der App eingeben und dann kann ich losfahren.

Was mich sofort stört: Der Stecker hat eine kleine rote Lampe, die permanent am Rand meines Blickfelds liegt. Wenn ich mich daran nicht gewöhne, muss ich was drüber kleben. Erste Fahrt zum Einkaufen, erst Supermarkt, dann Möbelhaus, ich brauche noch ein Regal fürs Büro. Danach werfe ich wieder einen Blick in die App und da sind auch gleich die drei Fahrten beziehungsweise Etappen angelegt. Soweit so gut. Ich führe diese drei Fahrten nun zu einer zusammen, weise ihr eine berufliche Nutzung zu und diese wird in der Cloud gespeichert.

Wie sicher sind die Daten im digitalen Fahrtenbuch?

Gerade bei dem Wort Cloud haben vielleicht einige Bedenken. Die Cloud liegt laut Angaben von Vimcar auf deutschen Servern und ist verschlüsselt. Außerdem sorgt das Ablegen der Daten in der Cloud eben, dass ich sie nicht manipulieren kann, was im Sinne des Finanzamts ist.

Ich habe mich noch gefragt, wie es mit dem Schutz von Informanten aussieht – vielleicht muss jemand mal zu einem Interviewpartner, dessen Adresse geheim ist? Um die Adresse nicht im Fahrtenbuch stehen zu haben, kann sie einfach offen gelassen werden, dann wird die Fahrt als privat markiert und ohne Adresse gespeichert. Ich müsste dann die gefahrenen Kilometer separat wieder als Dienstfahrt vermerken. Jedoch werden irgendwo im System noch die GPS-Daten stecken. Da würde es nur helfen, den Stecker vor der Fahrt wieder zu ziehen.

Vier Wochen später im Dienstwagen

Klingt wie ein Werbespruch, aber mit Vimcar hat mir das Fahrtenbuch führen tatsächlich Spaß gemacht. Ich bin zu meinen Terminen gefahren und habe alle paar Tage abends auf der Couch mit der App das Fahrtenbuch in einer Minute erledigt. Man kann Adressen mit Kontakten verknüpfen, sodass beim zweiten Besuch an der Anschrift der Eintrag schon vorgeschlagen wird.

Ist für das System erkennbar, dass ich die gleiche Strecke später zurück gefahren bin, wird sie als Rückfahrt zur Hinfahrt vorgemerkt, was diesen Eintrag noch schneller von statten gehen lässt. Hat man mehrere Etappen, zum Beispiel mehrere Termine hintereinander, oder mal eine Pause auf einer längeren Strecke gemacht, kann ich einzelne Strecken zu einer Fahrt zusammenführen. Bei meiner Testfahrt habe ich das mit Hin- und Rückfahrt gemacht. Ergebnis: Das Auto hat sich nicht vom Fleck bewegt, ich bin aber 5 Kilometer gefahren. Also Hin- und Rückfahrt separat eintragen.

Man kann auch nicht vergessen das Fahrtenbuch zu führen, weil die App sowohl per E-Mail als auch in der App selbst daran erinnert, dass noch Fahrten offen sind. Nach sieben Tagen ohne Eintrag wird eine Fahrt dann automatisch als privat eingestuft um der Behördenvorgabe „zeitnahe Aufzeichnung“ zu entsprechen.

Zwischendurch kann ich in der App Statistiken abrufen, wie sich meine Fahrten aufteilen. Ist das Jahr vorbei, kann ich ein PDF mit dem Fahrtenbuch aus der App heraus anfordern. Das kommt dann nach ein paar Minuten per E-Mail.

Preise fürs digitale Fahrtenbuch

Nun zu den Kosten. Natürlich ist das nicht kostenlos zu haben. Pro Fahrzeug werden monatlich 15,90 Euro netto fällig, also 18,92 Euro brutto. Journalisten können bei entsprechenden Nachweisen einen Rabatt von 15 Prozent bekommen, bleiben 13,51 Euro netto.

Mein Fazit

Vimcar funktioniert zuverlässig und ist eine echte Alternative zum Fahrtenbuch, vor allem, wenn man wie ich auf Gadgets steht. Parallel habe ich ein klassisches Fahrtenbuch per Hand geführt und nach jeder Fahrt den Kilometerstand eingetragen. Geht auch und kostet dafür nichts. Die kleine rote Lampe habe ich übrigens recht schnell ignoriert.

Weitere Anbieter digitaler Fahrtenbücher

Es gibt noch weitere Anbieter ähnlicher Lösungen, vielleicht teste ich bald noch ein anderes System.

Anmerkung
Vimcar hat mir den Stecker für einen Monat kostenlos zum Testen zur Verfügung gestellt. Es sind keine weiteren Zahlungen geflossen.