Die Zahlungsmoral in Deutschland ist nicht die beste – das gilt leider auch bei Medienunternehmen. Wird eine Rechnung nicht bezahlt, so hilft zunächst ein freundliches Nachfragen weiter – denn schließlich will man den Kunden nicht vergraulen, und manchmal geht eine Rechnung tatsächlich unter. Zu geduldig darf man in diesen Situationen allerdings nicht sein.
Wichtig ist zunächst, regelmäßig Rechnungen zu schreiben. Wer nur einmal im Monat die Arbeit auf sich nimmt, muss erstens einen Berg an Rechnungen abarbeiten und räumt zweitens den Kunden unter Umständen eine sehr lange Bezahlzeit ein. Darum ist es besser, jede Woche an einem festen Tag die Buchhaltung anzugehen. Richtig und wichtig ist es, in die Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum zu schreiben. Die Zeit zum Bezahlen muss allerdings angemessen sein, fünf Werktage sind das Minimum, 14 Tage sind üblich. Wer kein Zahlungsdatum in die Rechnung schreibt, schadet sich selbst, denn dann ist der automatische Zahlungstermin erst 30 Tage nach der Rechnungsstellung. Zahlt das Medienunternehmen bis dahin nicht, kann sich der Honorareingang lange ziehen.
Erstmal freundlich nachfragen
Ist das Geld bis zum genannten Zeitpunkt nicht auf dem Konto, sollte der freie Journalist einmal freundlich beim Kunden nachfragen. Tut sich dann noch immer nichts, sollte er eine Mahnung schreiben. Sie kann sehr freundlich geschrieben sein. Aber es muss klar daraus hervorgehen, dass der Kunde im Zahlungsverzug ist, wenn er das benannte Datum überschreitet. Rechtliche Belehrungen solle man aber vermeiden, um später dem eigenen Anwalt alle Möglichkeiten offen zu halten. Er kann dann zum Beispiel zwischen Schadenersatz, Vergütungs- oder Entschädigungsanspruch wählen.
In der Mahnung wird übrigens erneut ein Zahlungsziel mit Datum vorgegeben. Verzögert sich der Zahlungseingang wieder, ist der richtige Zeitpunkt gekommen, einen Anwalt oder den Rechtsschutz beim DJV einzuschalten. Denn meistens zahlen Kunden spätestens dann, wenn ihnen ein anwaltlicher Brief in den Kasten flattert. Alternative: Der Unternehmer schreibt eine zweite und vielleicht sogar noch eine dritte Mahnung. Das muss er aber nicht, er kann auch schon früher das Amtsgericht einschalten. Im Handel gibt es dazu Vordrucke, die der Unternehmer ausfüllen und bei Gericht abgeben muss. Zusätzlich legt er seine Rechnung und die Mahnung vor und macht plausibel, warum er das Verfahren einleiten möchte. Dem säumigen Zahler geht dann der Mahnbescheid zu und es kommt zum Prozess, wenn dieser nicht zahlt oder Einspruch einlegt.
Schwieriger ist der Umgang mit festen Kunden, die man nicht verlieren möchte, die aber aus welchen Gründen auch immer die Rechnung nicht pünktlich begleichen. Hier hilft in der Regel nur eine freundliche Hartnäckigkeit weiter, und ein wöchentliches Nachfragen bei der Kontaktperson – die allerdings oft nichts dafür kann.
Inkasso ist oft ein leidiges Thema. Für viele gibt es kaum etwas Schlimmeres, als seinem Geld hinterherzulaufen. Ein persönliches Gespräch mit dem Schuldner kann die ganze Inkassobearbeitung oft abkürzen. Sprechen Sie offen mit dem Kunden und erfahren Sie die wahren Gründe für die Nichtzahlung. Dann erst können Sie entsprechend und richtig reagieren. Aussergerichtlich oder gerichtlich – es gibt keinen pauschalen Weg für erfolgreiche Inkassobearbeitung.